Solicitud de gastos a comprobar

comprobacion

Descripción del servicio

Este servicio te permite solicitar por anticipado dinero para organización de un congreso, evento académico o  deportivo; compra de equipo; compra de material; gastos de viaje  y/o contratación de servicios profesionales de personas físicas y/o morales; etc.

Se considera gastos de viaje los correspondientes a traslados (boletos de avión, taxis, autobús, peajes, combustibles, etc.), alimentación (restaurantes) y hospedaje (hoteles, casas de asistencia, hostales, etc.).

Para compra de equipo y/o material se puede solicitar un monto de hasta $20,267.25.00 + IVA en caso de recursos propios y de $21,030.00 + IVA en caso de recursos federales, si el monto es mayor, deberás tramitarlo a través del departamento de adquisiciones. Ver Anexo 2 del manual de procedimientos.

Los trámites con un importe menor a $2,000 incluyendo IVA, podrán ser solicitados para pago en efectivo. Si tu trámite no excede dicha cantidad selecciona efectivo en pre-registro. Recuerda que el pago esta sujeto a la disponibilidad de efectivo en caja y requiere VoBo por la Subdirección Administrativa. Los pagos con recursos federales menores a $2,000 no aplican para pago en efectivo.

Requerimientos

  • Recibo de Gastos por comprobar.
  • Póliza Manual.
  • Presupuesto.
  • Formato de Presupuesto de gastos a comprobar (Descarga aquí) y/o formato de gastos de viaje (Descarga aquí)
  • Caratula de pre-registro.

Notas importantes

  • Tienes 10 días hábiles para la comprobación de tus gastos una vez entregado el cheque, en caso de ser un evento tienes 10 dìas hábiles después la conclusión del mismo.
  • En caso de que el trámite sea para apoyo de un alumno, el beneficiario deberá ser un maestro de la escuela o facultad, al cuál se le aplicarán los derechos y obligaciones de dicho trámite.
  • Si es compra de equipo y/o material el monto máximo que puedes solicitar  es de $20,267.25 + IVA para recursos propios u de $21,030.00 + IVA para recursos federales.

Pasos a seguir

  • 1.Ingresa a la  pagina del SIT 
    • 1.1 Ingresa a los nuevos módulos (LOGIN NUEVOS MÓDULOS)
    • 1.2 Generar tu solicitud de gastos a comprobar.
    • 1.3 Identificar el número de Póliza Manual para poder generar tu caratula.
  • 2. Crea la caratula de pre-registro para ventanilla única en la siguiente liga: http://sit.uadec.mx/?page_id=858
  • 3. Al momento de generar tu caratula en el SIT emitirá un Recibo de Gasto por Comprobar. 
  • 4. Firma el Recibo de Gastos por Comprobar.
  • 5. Llena e imprime el formato de presupuesto de gasto a comprobar ó formato de gasto de viaje.
  • PDFPDF
  • 6.Una vez realizado los 5 pasos anteriores reúne los 5 documentos; Recibo de Gasto por Comprobar, Póliza Manual, Presupuesto, Formato de presupuesto y caratula de pre-registro).
  • 7. Dirígete a la Ventanilla Única para entregar los documentos y dar inicio a tu solicitud.

Recomendaciones Adicionales de tus amigos de la Tesorería.

  • No tener adeudos vencidos (Se refiere a no haber comprobado en el tiempo establecido trámites solicitados con anterioridad).
  • Solicita tu factura el mismo día en que realices el pago. En caso de no ser posible emitir tu factura en el mismo día adjunta tu ticket de compra.
  • Cuando solicites tu factura, asegúrate que te entreguen en electrónico tu factura (Formato PDF y formato XML).
  • Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
  • Facturas por concepto de bebidas alcohólicas no serán aceptadas, evita facturar dichas bebidas.
  • Las facturas de comida no incluyen propinas.
  • Tramita las facturas de tu peaje.
  • Anexa los comprobantes o recibos de TAXI, si es posible pide factura.

Datos de Facturación

Universidad Autónoma de Coahuila
UAC730403446
Boulevard Venustiano Carranza sin número
Colonia República.
CP 25280
Saltillo, Coahuila México.

(Imprime aquí)

Preguntas Frecuentes

 ¿Quiénes pueden solicitar gastos a comprobar?

R: Puesto que al otorgarte el recurso económico se crea un adeudo a tu cuenta, solo los empleados de base activos en nómina pueden solicitar gastos a comprobar.

¿Con cuanta anticipación debo presentar mi solicitud?

R: Requerimos de al menos 15 días para poder procesar tu solicitud, por lo que te pedimos amablemente planees tu compra o viaje para poder atenderte en tiempo y forma.

¿Cuánto tiempo tengo para comprobar mis gastos?

R: Tienes 10 días hábiles para entregar tu comprobación de gastos debidamente integrada una vez realizada tu compra o después de la conclusión del evento (Se tomará en cuenta la fecha de entrega del cheque).

¿Cuál es el tope máximo para gastos de viaje?

R: De acuerdo al manual de la Tesorería General, los montos máximos autorizados para gastos de viaje se especifican en el Anexo 3.

¿Puedo solicitar gastos de viaje para mi y mis compañeros?

R: Si varias personas van a viajar juntos, es posible que uno de ellos haga el trámite a nombre del grupo. Para ello deberá presentar en el presupuesto de gastos de viaje la lista del personal que conforma el grupo (Formato de Gasto de Viaje). La persona que tramite los gastos de viaje quedará con el adeudo correspondiente a todo el grupo, y será responsable de comprobar el monto total del recurso otorgado, por lo que recomendamos que cada viajero haga su propia solicitud.

¿Cuál es el monto máximo que puedo solicitar para gastos a comprobar (que no sean viáticos)?

R: Para la compra de equipo el monto máximo autorizado para gastos a comprobar es de $20,267.25 + IVA para recursos propios y de $21,030.00 + IVA para recursos federales.

¿Si requiero una compra mayor al monto especificado para equipo y/o material, que necesito?

R: En caso de que la compra exceda de $20,267.25 + IVA en caso de recursos propios o de $21,030.00 + IVA en caso de recursos federales para compra de equipo y/o material, se tendrá que tramitar la solicitud a través de la Coordinación General de Adquisiciones. Para más información sobre los requerimientos que solicita la Coordinación de Adquisiciones, consulta la siguiente página.

¿Cuándo puedo pasar por el cheque generado en mi solicitud?

R: Es nuestra responsabilidad dar seguimiento al trámite de tu solicitud, por lo que te informaremos (por correo electrónico) cuando tu solicitud haya sido concluida satisfactoriamente y puedas pasar a cobrar tu gasto a comprobar, o en su defecto si fue rechazada la solicitud y la razón del rechazo.

¿Quién me puede informar sobre el estado de mi solicitud?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro Sistema de Información de Trámites de la Tesorería (SIT). Si cuentas con un smartphone o tableta con acceso a internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla única. O si te parece mas conveniente, puedes enviarnos un correo a ventanillaunica@uadec.edu.mx o llamar al (844) 438 1601 indicándonos el folio de tu solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tu solicitud.