Comprobación de gastos

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Descripción del servicio

A través de este servicio podrás comprobar los gastos que hayas efectuado con el dinero que la Universidad te otorgó mediante una solicitud de gastos a comprobar, para organización de  un congreso; evento  académico o  deportivo; compra de equipo; compra de material, gastos de viaje y/o contratación de servicios profesionales de personas físicas y/o morales, etc.

Este servicio solo cubre la comprobación de gastos por la cantidad otorgada, si por algún motivo extraordinario tuviste que gastar más dinero del que se te autorizó, y deseas que se te sea devuelto éste deberá estar justificado y autorizado por el titular Administrativo de departamento que otorgó el apoyo. Si se autorizó la reposición de gastos deberás tramitar por aparte una Solicitud de Reposición de Gastos. en la ventanilla única con el monto autorizado para reposición.

Requerimientos

  • Facturas electrónicas (archivos .xml y .pdf).
  • Facturas impresas con su justificación de gasto y firmas del Titular o Director (autorización), Secretario Administrativo (revisión) y el personal que efectúe el gasto y demás que le apliquen según el caso.
  • Formato de comprobación de Gastos (Descarga aquí).
  • Formato de comprobación de gastos de viaje según sea el caso (Descarga aqui)
  • En caso de que realices un reintegro, es necesario llenar e imprimir el recibo de reintegro de Gastos por comprobar para que con él, pases al Banco o Caja a liquidar el reintegro y anexes el recibo junto con el comprobante de pago. (Imprime aquí).
  • Copia impresa de la evidencia (diplomas, trípticos, carta, invitación, listas de asistencia firmadas, calificaciones, tira de materias, etc.) que da soporte al viaje.
  • Caratula de Pre-registro.

* Anexar copia de trabajo en caso que sea un servicio de imprenta, servicio publicitario, organización de un evento, etc, según el manual de procedimientos.

Notas importantes

  • La comprobación de gastos se debe realizar en un lapso no mayor de 10 días hábiles una vez entregado el cheque, en caso de haber sido un evento tienes 10 días hábiles después de la conclusión del mismo.
  • En caso de que no presentes la comprobación en el plazo establecido, se darán las instrucciones correspondientes al Departamento de Pago de Nóminas de la Tesorería General para que se descuente el monto del adeudo en una o varias emisiones, dependiendo de la capacidad de pago de la persona que tiene el adeudo registrado. Si por algún motivo extraordinario presentas  dificultades para la comprobación de Gastos en el tiempo definido en el punto anterior, comunícate con el área de Cuentas por Cobrar para que te asesoren al teléfono 438-16-71 en caso de que la comprobación de gasto haya sido con recursos propios de la Universidad o al área de Convenios al teléfono 438-16-66 en caso que la comprobación de gasto haya sido con Recursos Federales.
  • Al tramitar tu solicitud, el producto o servicio ya debe haber sido entregado.
  • En caso de que realices un reintegro ya sea parcial o total de la cantidad que solicitaste, es necesario llenar e imprimir el recibo de reintegro de Gastos por comprobar para que con él pases a liquidar el reintegro. Si tienes dudas sobre los pasos a seguir para imprimir tu recibo consulta la Guía Rápida de impresión para el recibo de reintegro de Gastos por Comprobar.
  • Tus gastos de viaje serán revisados con los siguientes criterios.
  • Criterios Generales:
  • Las fechas de los comprobantes de gasto deberán estar dentro de las fechas del periodo del viaje. Si una factura tiene fecha posterior a la conclusión del viaje, esta deberá ser acompañada de la nota de consumo donde viene la fecha de la transacción original.
  • Los gastos deberán apegarse lo más posible en conceptos y montos al presupuesto presentado en la Solicitud de Gastos de Viaje.
  • En caso de recursos federales (los comprobantes deberán traer el VoBo de la dependencia quien autoriza el recurso).
  • No se podrán utilizar recursos remanentes de gastos de viaje para gastos distintos para los que fue otorgado originalmente.
  • No se aceptan gastos de bolsillo.
  • No se aceptarán como comprobantes los tickets de tiendas de conveniencia, casetas de peaje, y demás comprobantes que no sean acompañados de su correspondiente factura electrónica.
  • Criterios para Gastos de Hospedaje:
    • Los gastos en este rubro se aceptaran de acuerdo a los montos establecidos por la contraloría en el anexo 3.
    • No se autoriza dentro de hospedaje bebidas alcohólicas, películas, tintorería y compra de artículos personales).
  • Criterios para Gastos de Transportación.
  • TAXIS
  • Se aceptaran con la autorización del sub-director de la tesorería y el recibo que ampare el gasto (de preferencia factura electrónica).
  • BOLETOS DE AVIÓN
  • A partir de 2014, las aerolíneas están obligadas a generar factura electrónica de boletos de avión, por lo que es obligatorio presentar el CFDI de tus boletos de avión, junto con el boleto electrónico y los pases de abordar.
  • También se acepta como gasto de transportación aérea la factura de la agencia de viajes por concepto de trámite de compra de boletos de avión, en caso de que hayas utilizado este medio para la compra de tu transportación aérea.
  • BOLETOS DE AUTOBÚS
    • Para comprobar la transportación en autobús, deberás presentar la factura electrónica y los boletos emitidos por el transportista.
  • PEAJES
    • Presentar las facturas asociadas a los peajes de las autopistas (regularmente estas facturas se obtienen por internet durante las 24 hrs. posteriores a la emisión del recibo en la caseta).
    • No serán aceptados tickets de peaje si no vienen acompañados de la factura electrónica correspondiente, por lo que se deja a criterio del viajero utilizar o no autopistas de peaje, ya que se ha detectado que algunas de ellas no facturan.
  • COMBUSTIBLE
  • Presentar las facturas electrónicas emitidas por las gasolineras de acuerdo a la ruta hacia y desde el destino del viaje.
  • Criterios para Gastos de Alimentación
  • Los consumos diarios son en base a criterios establecidos en los parámetros de la contraloría. Ver anexo 3.
  • No se aceptan como gastos de viaje los consumos de bebidas alcohólicas ni cigarros.
  • Se acepta el pago de propinas siempre y cuando estén facturados en el CFDI. En los comprobantes de recursos federales no se autorizan propinas.

Pasos a seguir

  • 1. Genera la caratula de Pre-registro. 
  • 2. Reúne las facturas impresas con la justificación del gasto.
  • 3. Reúne toda la información impresa de soporte con la que cuentes (diplomas, cartas, invitaciones, etc.).
  • 4. Dirígete a la ventanilla única para entregar  los documentos y dar inicio a tu solicitud

Recomendaciones Adicionales de tus amigos de la Tesorería.

  • Para comprobar los gastos solo se aceptaran facturas electrónicas CFDI (.pdf y .xml).
  • Solicita tus facturas el mismo día en que realices algún pago. Para cada factura adjunta tu ticket de compra.
  • Cuando solicites tu factura electrónica, asegúrate que tu cuenta de correo es correcta y que te entreguen los archivos .xml  y .pdf.
  • Revisa que los datos de tu factura sean correctos.
  • Ten a la mano siempre los datos de facturación de la UAdeC y revisa que cuando te facturen no existan errores en los mismos

Datos de Facturación

Universidad Autónoma de Coahuila
UAC730403446
Boulevard Venustiano Carranza sin número
Colonia República.
CP 25280
Saltillo, Coahuila México.

(Imprime aquí)

Preguntas Frecuentes

P: ¿Cuánto tiempo tengo para comprobar mis gastos?

R: A partir de la fecha en que fue entregado el cheque de tu solicitud de gastos a comprobar, tienes 10 días hábiles para entregar tu comprobación de gastos debidamente integrada. En caso de haber asistido u organizado un evento tienes 10 días hábiles después de la conclusión del mismo.

Si por algún motivo extraordinario presentas  dificultades para la comprobación de Gastos en el tiempo definido en el punto anterior, comunícate con el área de Cuentas por Cobrar para que te asesoren al teléfono 438-16-71 en caso de gastos con recursos propios o al área de Convenios al teléfono 438-16-66 en caso de gastos con recursos federales.

P: ¿Qué pasa si tengo comprobantes de gasto que no son facturas electrónicas?

R: De acuerdo al artículo 29 y 29-A del código Fiscal de la Federación (CFF), para que un gasto a comprobar sea válido deberá estar amparado con una factura electrónica (archivos .xml y .pdf), por lo que los recibos, notas, tickets y cualquier tipo de comprobante que no esté acompañado de un CFDI no podrá ser utilizado como comprobante de gastos y el monto correspondiente deberá ser reintegrado a la Tesorería General de la UAdeC.

P: ¿Cómo compruebo mis gastos de viaje en el extranjero, ya que fuera de México no existen las facturas electrónicas?

R: Cuando tu viaje sea fuera de México, podrás utilizar para comprobar tus gastos de viaje los recibos, notas, tickets y demás comprobantes que los proveedores generen como evidencia de la transacción de compra/venta fuera del país. Aunque los comprobantes presenten las cantidades en moneda extranjera, deberás en tu comprobación de gastos de viaje presentar el equivalente en pesos de acuerdo a la paridad vigente al día en que se realizó la transacción.

P: ¿Cómo procedo si me sobró dinero de mi solicitud de gasto a comprobar o de viaje?

R: Si te sobró dinero, deberás reintegrar esta diferencia a la Tesorería General mediante un depósito bancario, de acuerdo la Guía Rápida de impresión para el recibo de reintegro de Gastos por Comprobar. Una vez que hayas depositado en el banco el sobrante, deberás incluir el recibo del depósito en tu comprobación de gastos a comprobar.

P: ¿Quien me puede informar sobre el estado actual de mi trámite?

R: Con el folio de tu solicitud y número de expediente, puedes checar el estatus por internet en nuestro sistema de información de tramites de la tesorería (SITT) . si cuentas con un smarthphone o Tablet con acceso a Internet, puedes utilizar el código QR impreso en el acuse de recibo que te entregamos en la ventanilla única. O si te parece más conveniente, puedes enviarnos un correo a ventanillaunica@uadec.edu.mx  o llamar al (844) 4381601, indicándonos el folio de tus solicitud y con mucho gusto te informaremos el estado que guarda tus solicitud.